Задачи оперативного управления закупкой

Современная система управления запасами и закупкой, обычно, состоит из двух принципиальных частей: аналитического модуля и модуля оперативной закупки. В аналитическом модуле, как правило, решаются стратегические задачи управления запасами. К данному модулю относятся блоки верификации исходных данных, финансового моделирования, прогнозирования и анализа сезонности, статистического анализа спроса,  оптимизации и учета ресурсных ограничений. Результатом работы аналитического модуля являются оптимальные параметры управления по каждой ассортиментной позиции (или по аналогу в случае фармацевтики) для каждого объекта сети. Например, для пороговой стратегии такими параметрами являются порог и заказ (ROP и ROQ).

Оптимальные параметры управления задают эталонную траекторию запаса по позиции, которая максимизирует прибыль при работе с данной позицией. Зачастую эталонная траектория на практике не является реализуемой в силу внешних условий: необходимость округления под кратность и короб, минимальные партии, ретро-бонусы и другие условия.

В модуле оперативной закупки решаются задачи минимизации отклонений от эталонной стратегии управления. Мерой для минимизации служит дополнительный убыток, который возникает при отклонении от эталона. Невозможно решать задачи оперативной закупки, не имея оптимального стержня управления запасами. Сегодня на рынке существуют системы, которые позволяют решать следующие задачи оперативной закупки:

1. Задача выбора поставщика и способа доставки. Исходными данными для задачи являются как стандартные прайс-листы поставщика, так и специальные предложения поставщика, которые получены, например, на электронных торгах, когда поставщик ознакомился с объемами потребности. Торговые предложения поставщика рейтингуются с точки зрения прибыльности с учетом цены, отсрочки платежа, условий транспортировки и других условий, которые влияют на прибыльность работы. Для фармацевтического товара потребность внутри аналога требуется перевести в потребность по DKU (SKU+Поставщик+Транспорт).
    
2. Оптимальное дополнение до минимальной партии. Как правило, при работе по прямым контрактам с крупными поставщиками необходимо выполнять условия минимальной партии закупки. Партия определяется суммой, тоннажем или физическим объемом контейнера или фуры. Если текущая потребность по товарам поставщика меньше минимальной партии, необходимо выбрать одну из альтернатив, по которой убыток меньше: отказаться от заказа сегодня и заказать в следующий раз, что приведет к дополнительным убыткам по дефициту; заказать сегодня с оптимальным дополнением до минимальной партии, что приведет к дополнительному убытку дополнения. Расчет ассортимента и объема оптимального дополнения является отдельной подзадачей.
    
3. Расчет оптимального заказа для получения годового или квартального бонуса. Пожалуй, самой распространенной задачей является задача получения годового или квартального бонуса от поставщика за выбранный объем закупки. Логика решения данной задачи похожа на задачу минимальной партии. На одной чаше весов – убыток от потери бонуса и дополнительный дефицит, на другой – убыток от дополнения.
    
4. Расчет оптимального заказа при локальном ограничении на объем закупки. Задача обратная задаче о минимальной партии. Не всегда в компании в момент закупки есть средства для оплаты полной потребности. Если поставщик не готов предоставить товар на условиях реализации или с увеличенной отсрочкой, необходимо рассчитать закупку при локальном ограничении суммы. Отметим, что здесь идет речь о локальных ограничениях оборотного капитала. На уровне аналитического модуля при расчете оптимальной стратегии управления должны быть учтены все ресурсные ограничения, связанные с оборотными активами для поддержания финансового цикла.
    
5. Расчет поставки при учете разовой скидки. Возникают ситуации, когда поставщик предлагает разовую скидку на весь или ограниченный список товаров. С одной стороны целесообразно закупить товара больше, чем обычно, чтобы получить дополнительную маржу. С другой стороны, если скидочный товар в большом перезапасе, то даже при скидке закупать данный товар нельзя. Необходимо рассчитать оптимальный объем закупки с учетом разовой скидки.
    
6. Расчет поставки с учетом прогнозного увеличения цен. Если поставщик сообщает о плановом увеличении цен, необходимо определить, закупить товара впрок по старой более низкой цене или закупить стандартное количество.
    
7. Расчет поставки с учетом прогнозного уменьшения цен. Допустим, по текущему состоянию остатков уже необходимо заказать товар, но известно, что вскоре цена на товар уменьшится, например, через неделю или через месяц. Что делать? Совсем отказаться от закупки сегодня и нести дополнительный убыток по дефициту или заказать сокращенное количество товара, чтобы не терять потенциальную маржу в будущем? Это - корректная постановка задачи и она также имеет решение.
    
8. Учет специальных цен, зависящих от кратности закупки. Распространенным условием прайс-листа поставщика является скидка за кратность. Если товар заказывается кратно коробам, паллетам или другим единицам, необходимо определить оптимальный вариант заказа, чтобы сбалансировать дополнительную маржу и дополнительный убыток по хранению.

Помимо перечисленных задач в системе оперативного управления закупкой решаются и более  мелкие задачи, например: корректировка потребности с учетом остатка у поставщика, сокращение количества поставщиков для минимизации нагрузки на приемку и другие.