Программы для малого бизнеса

Программы для малого бизнеса
Виктор Гречин, Директор по логистике компании "СПС" ©ЛОГИСТИКА и управление www.logistpro.ru
 

Существует немало программ, написанных специально для небольших автопарков. Они очень доступны. Практически любая фирма может позволить себе приобрести такие решения (стоимость программ колеблется от нескольких сотен до 10 тыс. руб.). Задача программ – оптимизировать выполнение одной или нескольких функций (как правило, связанных с учетом). Проанализируем наиболее популярные решения.

«Автотранспорт: Учет и анализ»

Эта программа нацелена на работу транспортного цеха компании. Ведет учет по автомобилям, фиксирует расход топлива, пробег, количество рабочего времени, позволяет составлять путевые листы. Есть прекрасный раздел «Помощь», в котором приведены примеры конкретных расчетов и их формул, а также даны ссылки на нормативные документы по автотранспорту.

На основании имеющихся путевых листов создаются отчеты (которые можно детализировать) о среднем пробеге, расходе топлива, износе шин и т. д. Отчеты могут быть представлены как в форме таблицы, так и в виде диаграммы. Справочные формы программы заполняются вручную, но при этом существует возможность интеграции с таблицами Excel или «1С», что позволяет удачно совместить работу данного решения с общей информационной системой компании.

К недостаткам можно отнести отсутствие учета запасных частей, взаимодействия с сервисными компаниями. Заявки на перевозки есть, но в «облегченном» варианте: это простейшая таблица, в которой указывается автомобиль и причины его отсутствия на базе.

Стоимость продукта составляет 700 руб., что при подобном функционале совсем не дорого.

«SIKE Автопарк»

Очень интересная программа, по структуре похожая на решения MS Navision. Все предельно просто и понятно. Есть справочники, документы, отчетность. Создание нового документа требует от пользователя указания всех данных, которые только могут потребоваться ему в дальнейшем.

Есть небольшой блок для склада с подготовкой товарных накладных и учетом ТМЦ, но отсутствует маршрутный лист (есть путевой лист, на основании которого можно проложить маршрут и получить отчетные данные по эксплуатационным характеристикам автомобиля, но собственно маршрутного листа нет). Хотя здесь, видимо, дело в том, что программа нацелена на междугородние перевозки и маршруты, состоящие из двух точек: отправки и приема груза. Также решение позволяет вести учет заявок на перевозку (по отделам предприятия или по предприятию в целом) и, естественно, представлять отчетность.

Правда, в отношении отчетов есть небольшая претензия. Они довольно поверхностны. Кроме того, с ними не очень удобно работать. Конечно, можно импортировать файл с отчетом в таблицу Excel и в ней провести все необходимые операции, но было бы лучше, если бы такая возможность была в самой программе.

При этом удивляет щепетильность авторов в таких вопросах, как учет спецодежды и график медосмотра водителей. Последнего я не видел ни в одной программе, хотя вещь, конечно, стоящая.

Учет ремонта автотранспорта реализован почти так же, как в решении «Автобаза», созданном компанией «Борника» на базе «1С» и описанном нами в журнале «ЛОГИСТИК& система» № 2/февраль. Те же функции с названием вида проводимых работ, списанных со склада запасных частей и указанием ответственного за выполняемые работы.

Поскольку программа «SIKE Автопарк» написана на основе Access, максимальная интеграция возможна с программами на базе MS. Однако если купить «Интегратор 1С», ее можно интегрировать и с седьмой версией «1С». Кроме того, существует возможность подключить программу к системе GPS-контроля.

Цена этого решения составляет порядка 8 тыс. руб., что, конечно, не много. Но и не мало, особенно по сравнению со стоимостью программ-конкурентов данного класса.

«SLS-Перевозки»

В этом решении основной упор делается на международные перевозки автотранспортом. Учет ведется не только по стоимости перевозок, маршрутам и заявкам клиентов, но также по таможенным операциям. Правда, получить сводный отчет по каким-либо позициям мне, к сожалению, не удалось. Все, что представляет программа – журнал по различным видам документов. Естественно, все итоговые цифры можно легко экспортировать в Excel, где и проводить аналитическую работу.

Сильное впечатление возникает от того, как в программе строится оперативная работа с документами. Помимо учета самих перевозок ведется учет по складам компании (как собственным, так и арендованным). Возможно планировать загрузку склада с учетом имеющихся данных обо всех предполагаемых приходах и отправках груза за определенный период времени. На основании этих сведений и информации об имеющемся в резерве транспорте можно планировать отправки и строить график перевозок с указанием всех ключевых данных по каждой конкретной доставке. Также программа позволяет проводить учет всех финансовых операций и расчетов с клиентами.

Несмотря на определенную нацеленность программы на работу в секторе международных перевозок, ее можно с успехом использовать и для внутренних. К сожалению, данное решение не включает в себя блок управления автопарком, но это не столь важно.

Построение оперативной работы с документами – сильная сторона программы «SLS-Перевозки»

«Путевые листы»

Под этим общим названием я представлю три программы, которые имеют одинаковую направленность – изготовление путевых листов. Они различаются лишь набором функций.

Так, простейшая программа «Путевые листы Full v.2.3» включает в себя только самые основные аспекты работы с транспортом. Она состоит из справочников, куда заносятся данные по транспортным средствам, сотрудникам и маршрутам. Подразумевается, что маршруты постоянные и имеют только начальную и конечную точки, без промежуточных адресов.

Простейшая программа «Путевые листы Full v.2.3» включает в себя только самые основные аспекты работы с транспортом

В этой программе есть два вида документов: путевые листы на автомобили и строительную технику и отчеты. Последние представляют собой просто журналы (по отпущенному топливу, по транспортному средству и по выданным путевым листам) и не являются аналитическими документами. Никакой интеграции с учетной системой компании в решении не предусмотрено, но если острая необходимость возникнет, такое возможно.

Вторая программа из этого класса – «TrucklistС», по какой-то причине нацеленная на работу только с грузовым транспортом. Справочник в ней несколько шире, чем в «Путевых листах Full v.2.3»: помимо стандартных справочников по машинам, водителям и горючему есть справочник клиентов.

Форма путевого листа в «TrucklistC» удобнее, чем в программе «Путевые листы Full v.2.3

Сама форма путевого листа удобнее, чем у конкурента. При этом если вам заранее известно о движении транспорта на несколько дней вперед, у вас есть возможность печатать путевые листы на этот период. Как и в предыдущем решении, в «TrucklistС» есть журнал и отчет, который тоже по форме напоминает журнал. Для проведения аналитической работы можно перевести данные в формат Word или Excel. В целом эта программа мне понравилась больше первой, хотя набор ее функций не намного шире.

И наконец, третья программа с аналогичным названием – «Путевые листы 3,7». Пожалуй, наиболее функциональная. Сами путевые листы предусмотрены здесь в двух вариациях: для автомашин с постоянным заданием и с переменным. На основании выписанных путевых листов вы можете не только учитывать расход горючего и показания спидометра, но и вести учет рабочего времени водителя: для этого существует табель, которого в предыдущих программах нет. Раздел справочников здесь наиболее широк, что позволяет выводить отчетные данные по всем требуемым параметрам транспортной службы предприятия.

Из всех программ по составлению путевых листов наиболее широкий раздел справочников имеет решение «Путевые листы 3,7»

Отчеты в этой программе наиболее полные и не ограничиваются стандартными данными о пробеге, расходе топлива и зарплате водителя. Эта программа в состоянии рассчитать и полученный доход по коммерческому использованию автотранспорта.

Если сравнивать три эти программы с одинаковыми названиями, то предпочтение я бы отдал последней: у нее наибольший набор функций, при этом она проста в обращении. В то же время необходимо помнить, что основное назначение данных решений указано в их названиях. Эти программы созданы для изготовления путевых листов и написания крайне простых отчетов. Поэтому о какой-либо глобальной автоматизации транспортного отдела говорить не приходится. С помощью этих программ вы сможете автоматизировать работу транспортного диспетчера и не больше.

«Автопарк 2004»

Довольно интересная программа, учитывающая практически все потребности предприятий, чья деятельность связана с автотранспортом. Позволяет производить учет работы как собственного автопарка, так и наемного. Справочники отражают практически всю информацию, необходимую диспетчеру и логисту.

Несколько удивил такой момент: при заполнении формы программа требует установить не только время выезда автомобиля, но и время приезда. То же самое касается пробега транспортного средства и израсходованного топлива. Попытки оставить заполнение граф «на потом» не приводят к желаемому результату: программа не позволяет работать дальше, пока не заполнены эти поля. Может быть, разработчики подразумевали, что данная форма будет заполняться постфактум? Тоже неясное решение. Ведь за целый рабочий день диспетчеру приходится выполнять много разных функций, и он может просто забыть внести полученные позднее сведения в программу.

Вообще, на мой взгляд, это решение изобилует такими непонятными моментами. Конечно, ко всему можно приспособиться и во всем разобраться, но учитывая, что данная программа не является крупной информационной системой, период адаптации пользователя можно назвать слишком продолжительным. Большинство разработчиков идут по проторенному пути: внедряют классические блоки с минимальными изменениями, но придают программе некоторую оригинальность: например, дополнительные сервисные функции, возможность обработки большего количества данных, более расширенные формы отчетов. Но в данном случае производители решили отличиться оригинальностью и создать программу методом от противного. За оригинальность я бы действительно поставил им «пять», а вот за все остальное – «троечку», несмотря на то что по сравнению с другими описываемыми программами у «Авто-парка 2004» наибольшие возможности.

Справочники программы «Автопарк-2004» отражают практически всю информацию, необходимую диспетчеру и логисту

АТП-13

Данный продукт предназначен для автоматизации расчетов оплаты междугородних перевозок. По сути в нем присутствует только небольшой справочник, который позволяет производить расчеты на основании введенных первоначальных данных.

Основным минусом этой программы является малая гибкость. Например, при сравнении двух маршрутов программа опирается на множество данных, которые пользователь должен вводить самостоятельно. На основании этих сведений она выдает информацию о стоимости перевозки и чистой прибыли перевозчика. Но при возникновении нового маршрута программа не в состоянии сразу рассчитать стоимость транспортировки и определить оптимальный маршрут. Иными словами, оператор должен сам рассчитать все тарифы и внести их в программу, чтобы в дальнейшем она могла выдавать эту информацию.

Конечно, у перевозчиков есть информационная система, в которой содержится вся необходимая информация, и в случае интеграции АТП-13 с КИС оператору не придется производить расчеты на листе бумаги. Но возникает резонный вопрос: а зачем тогда нужна эта программа? Ведь обычный математический расчет в состоянии произвести любая информационная система. И при этом в КИС заложены большие возможности по анализу и расчетам, чем в данном продукте.

Рекомендации

Еще раз стоит отметить, что все перечисленные программы не предназначены для автоматизации работы транспортного предприятия в целом. Они нацелены на автоматизацию отдельных функций и работы конкретных сотрудников и, как правило, прекрасно справляются с этой задачей. При этом стоимость решений остается очень и очень демократичной, что делает их доступными не только для серьезных и крупных предприятий, но и для компаний, имеющих в своем распоряжении всего одно транспортное средство. Однако для автоматизации большего количества операций не стоит интегрировать описанные программы в одну – это может повлечь за собой дополнительные расходы. Лучше приобрести более совершенный продукт.

Еще один немаловажный момент. Часть представленных программ создана украинскими программистами, но для российского потребителя. При создании такого ПО используются российские нормативные документы, позволяющие создавать документацию и вести ее учет по нашим стандартам. То есть при выяснении упомянутого обстоятельства не стоит мгновенно забраковывать продукты. Ведь важно не то, кем и когда была разработана программа, а что она позволяет делать.