Автоматизация закупок: организация закупок у поставщиков

Когда сделка оформлена, имеется ценовая информация по всем, включенным в нее товарам, составлено и подтверждено клиентом коммерческое предложение, можно начинать подбор необходимого товара на складах компании. В ходе этой процедуры может выясниться, что некоторых позиций в запасах компании недостаточно, чтобы удовлетворить заказ, или их нет совсем. Необходимо совершить закупки.
1.    График отгрузок клиенту и создание заявок на покупку
Исходя из условий поставок, запрошенных до подготовки коммерческого предложения, и предпочтений клиента, его производственных или торговых потребностей, продавец может составить график отгрузок товара. График должен содержать информацию о времени поставки и отгружаемом количестве.  В системе автоматизации для этого объекта удобно иметь инструмент, который на основе котировок производил бы расчет предполагаемой даты поставки и осуществлял связь строки графика с маршрутом. Также полезно располагать сведениями о закупках и степени обеспеченности каждой строки графика товаром.

Рисунок 1 – Участники процесса организации закупок
Поскольку отгрузки могут осуществляться не целиком, а партиями в разные даты, то и закупки имеет смысл организовывать, отталкиваясь от этих временных промежутков.  Так как закупки – это уже область деятельности отдела закупок, то продавец просто создает заявку на покупку на основе строки графика, для которого уже выбрана нужная котировка и соответственно известны цены, поставщик, маршрут, сроки доставки. После этой операции в строке графика поставки должна появиться информация о созданной заявке на покупку со статусом «Не обеспечено».
2.    Формирование заказа на покупку
В отделе закупок сотрудники получают уведомление о новой заявке и начинают с ней работу. 
Так как для разных сделок может быть заказан один и тот же товар, включенный в разные заявки, несколько товаров могут подходить под одного поставщика и все эти заявки имеют схожие условия поставки по срокам, то имеет смысл включить в информационную систему средство, позволяющее эти заявки объединять в один заказ. Кроме того, уже могут существовать подходящие заказы с нужными товарами, созданные в системе ранее, и имеющие помимо количеств под конкретных клиентов какой-то свободный объем, предназначенный, например, для пополнения запасов фирмы. Этот свободный объем также можно привязать к заявке на покупку при условии совпадения цен, поставщика и целевого склада. Таким образом данные в системе имеют более структурированный и компактный вид, а закупщику удобнее работать с одним заказом, а не с сотней похожих, но состоящих из одной строки.
После того, как заказ на покупку сформирован, ему присваивается статус рабочего документа, и происходит отправка поставщику.
3.    Взаимодействие отдела закупок с поставщиком, финансовым отделом и отделом логистики
Поставщик подтверждает заказ и направляет в отдел закупок инвойс, при необходимости закупщик регистрирует план отгрузки товара (backlog).  
Закупщик создает инвойс и направляет соответствующее сообщение в финансовый отдел, где в соответствии с условиями оплаты происходит оплата заказа, после чего система направляет закупщику сообщение, что заказ оплачен.
При необходимости транспортировки заказа закупщик оформляет заявку в отдел логистики, где собираются все заявки по одному поставщику и регистрируется груз. Вопросы грузов и транспортировки в данной статье рассматривать не будем, поскольку это достаточно объемный вопрос, требующий отдельного рассмотрения.
4.    Объекты процесса закупки, контроль выполнения этапов, особенности организации процесса
Таким образом, при работе с закупками в системе автоматизации торговли имеются следующие объекты – сама сделка с клиентом, резервы на присутствующий на складе запас товара, график отгрузки клиенту, заявка на покупку недостающего количества, заказ на покупку, backlog, инвойс, груз. Понятно, что за каждым из них закреплен свой ответственный сотрудник, но кроме этого в системе удобно иметь инструмент, позволяющий отслеживать выполнение всех этапов бизнес-процесса закупки. Это может быть, например, аналитический отчет, выводящий соответствующую информацию по заказам, его позициям, количествам, запрошенным к покупке, уже зарезервированным, включенным в груз, находящимся в пути, готовым к отгрузке клиенту, уже отгруженным. 

Рисунок 2 – Объекты, используемые при организации закупок
Для каждого из участвующих в процессе объектов следует иметь набор статусов, обозначающих степень выполнения этапов – получено или не получено, готово к отгрузке, оплачено, отгружено. Все эти статусы должны присваиваться заказам автоматически по мере поступления информации.
Также стоит отметить, что для каждого сотрудника, участвующего в процессе, необходимо обеспечить максимальный комфорт при работе с данными. Использование системы не принесет должного эффекта, если пользователь будет вынужден постоянно обращаться к большому количеству списков и окон. Вся информация должна быть доступна из одного окна. Для продавца – это сделка с клиентом. В ней ему необходимо предоставить инструмент для создания графика поставки, заявки на покупку, отслеживания этой заявки в заказах на покупку.